Khi quyết định thuê ngoài phần mềm, phần lớn doanh nghiệp chỉ hỏi một câu: bao nhiêu tiền. Nhưng con số đó phụ thuộc vào một câu hỏi khác quan trọng hơn mà ít người hỏi trước — hợp tác theo mô hình nào. Chọn đúng mô hình thì ngân sách nằm trong tầm kiểm soát. Chọn sai thì hoặc bạn trả thừa, hoặc dự án kéo dài không có điểm dừng.
1. Trọn gói theo dự án
Hai bên chốt phạm vi công việc, chốt một mức giá cố định và một mốc bàn giao. Bên gia công chịu trách nhiệm hoàn thành đúng phạm vi đó, dù thực tế mất nhiều công hơn dự tính.
Hợp khi: bạn đã biết rõ mình cần gì, mô tả được ra giấy, và không có ý định thay đổi lớn giữa chừng. Ví dụ điển hình là website doanh nghiệp, phần mềm quản lý một nghiệp vụ đã ổn định nhiều năm.
Cần lưu ý: vì giá cố định, mọi thứ nằm ngoài phạm vi đã ký đều là phát sinh. Nên bản mô tả phạm vi phải viết kỹ ngay từ đầu. Một dòng mơ hồ kiểu “tích hợp với các hệ thống liên quan” sẽ thành tranh cãi ở tháng thứ ba.
2. Theo từng giai đoạn
Dự án chia thành các đợt ngắn, thường hai đến ba tuần. Hết mỗi đợt, bạn nhận một phần chạy được, nghiệm thu và thanh toán phần đó, rồi mới quyết định đợt tiếp theo làm gì.
Hợp khi: sản phẩm còn phải vừa làm vừa điều chỉnh, hoặc bạn muốn đưa ra thị trường sớm một phiên bản rút gọn để thăm dò rồi mới đầu tư tiếp.
Cần lưu ý: mô hình này đòi hỏi bạn tham gia đều đặn. Nếu doanh nghiệp không cắt cử được người duyệt sau mỗi đợt, dự án sẽ đứng lại chờ, và thời gian chờ đó vẫn tính vào tiến độ.
3. Tiếp nhận hệ thống cũ
Hệ thống đã có và đang chạy, nhưng đơn vị làm ra nó không còn hỗ trợ. Bên gia công mới đọc lại mã nguồn, đánh giá hiện trạng, vá những chỗ hỏng rồi tiếp tục bảo trì.
Hợp khi: hệ thống vẫn còn giá trị sử dụng và việc viết lại từ đầu tốn kém hơn nhiều so với sửa chữa.
Cần lưu ý: đừng để bên nhận báo giá bảo trì trước khi họ đọc mã nguồn. Một báo giá đưa ra mà chưa nhìn thấy code là báo giá đoán mò, và nó sẽ được điều chỉnh ngay khi họ mở dự án ra.
Câu hỏi quyết định không phải “mô hình nào tốt nhất” mà là “yêu cầu của tôi đã rõ tới đâu”. Yêu cầu càng rõ, trọn gói càng có lợi. Yêu cầu còn mơ hồ, làm theo giai đoạn an toàn hơn.
Ba câu tự hỏi trước khi chọn
- Tôi mô tả được yêu cầu ra giấy chưa? Nếu chưa, trọn gói sẽ khiến bạn phải trả phát sinh liên tục.
- Bên tôi có người theo dự án đều đặn không? Nếu không, mô hình theo giai đoạn sẽ bị nghẽn ở khâu duyệt.
- Ngân sách của tôi là một khoản hay rải theo tháng? Điều này quyết định cách chia mốc thanh toán nhiều hơn bạn nghĩ.
Kết
Không có mô hình nào tốt hơn tuyệt đối. Điều nên tránh là chọn mô hình theo thói quen của bên gia công thay vì theo tình trạng thật của dự án. Một đối tác làm nghề tử tế sẽ hỏi bạn về mức độ rõ ràng của yêu cầu trước khi báo giá, chứ không đưa luôn một con số ở buổi gặp đầu tiên.